Datenschutzerklärung

Deskalot legt großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre aller Personen, die in irgendeiner Weise mit Deskalot in Kontakt kommen, und insbesondere auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies geschieht im Rahmen der europäischen Verordnung 2016/679 vom 27. April 2016, besser bekannt als EU-DSGVO.

Welche Prinzipien halten wir ein?

Wir sorgen stets dafür, dass die erbetenen und/oder mitgeteilten personenbezogenen Daten dem Zweck entsprechen, für den sie erhoben wurden, dass sie korrekt (und gegebenenfalls aktualisiert) und relevant sind und nicht darüber hinausgehen.
Wir garantieren außerdem Transparenz, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, Vertraulichkeit, ein angemessenes Sicherheitsniveau und vor allem die Achtung Ihrer Rechte.

Für wen ist diese Datenschutzerklärung bestimmt?

Unsere Datenschutzerklärung gilt für alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten durch Deskalot.
Sie gilt für alle Deskalot-Nutzer, d. h. alle Besucher der Website, Mitglieder der Deskalot-Community, der Online-Plattform und aller damit verbundenen Apps und Anwendungen.

Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?

Deskalot ist für die von Deskalot durchgeführte Datenverarbeitung verantwortlich. In den Fällen, in denen Deskalot als Auftragsverarbeiter auftritt, wird für diese Verarbeitung ein Vertrag abgeschlossen, der gewährleistet, dass die Daten nur gemäß den Anweisungen des jeweiligen Kunden erhoben und verarbeitet werden.

Welche personenbezogenen Daten werden von Deskalot verarbeitet?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen und durch die diese Person identifiziert werden kann oder identifizierbar ist. Sie sind das Eigentum der betreffenden Person.

Die verarbeiteten Daten werden in verschiedene Kategorien eingeteilt:

  • Identifizierende Informationen: Informationen, die Sie identifizieren, wie z. B. Ihr Name, Vorname, Nutzername oder -nummer.
  • Finanzielle Daten: Diese werden im Zusammenhang mit bestimmten Zahlungsdiensten benötigt oder um die Zahlung von Ihnen geschuldeter Beträge zu ermöglichen, z. B. Bankverbindung und ausstehende Beträge.
  • Kontaktdaten: Damit wir mit Ihnen kommunizieren können, z. B. Ihre Telefonnummer, Ihre Adresse und E-Mail-Adresse.
  • Anmeldedaten: Informationen, die bei der Nutzung von Webdiensten und -anwendungen (zum Beispiel Google-Login, Facebook-Login, ...) zur Sicherung dieser Online-Tools oder zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit erhoben werden, z. B. Benutzername, IP-Adresse und Spracheinstellung.
  • Daten, die Sie über ein Online-Formular angeben: z. B. wenn Sie sich für eine Schulung oder Veranstaltung anmelden oder einen Rundbrief erhalten möchten.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

  • Wir stützen uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
  • um einer unserer gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen
  • um einer unserer vertraglichen oder vorvertraglichen Verpflichtungen nachzukommen
  • um ein berechtigtes Interesse von Deskalot (immer in Abwägung mit Ihren eigenen Interessen) zu verfolgen
  • wenn Sie Ihre Zustimmung gegeben haben.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?

  • Um gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen: Um bestimmte Dienstleistungen erbringen zu können, muss Deskalot personenbezogene Daten verarbeiten, um ihren gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen
  • Um die Frage zu beantworten, für die Sie sie uns übermittelt haben: Ihre Daten können dazu verwendet werden, um:
    • Ihnen die gewünschten Dienstleistungen zu erbringen
    • Ihnen die Antwort auf die über ein Kontaktformular von Ihnen gestellte Frage zukommen zu lassen
    • Ihnen eine E-Mail zu senden, damit Sie eine Broschüre oder ein White Paper herunterladen können
  • Um unsere Dienstleistungen zu bewerben:
  • Deskalot verwendet personenbezogene Daten, um:
    • Kunden Informationen über andere verwandte oder ergänzende Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen, die von Deskalot oder ihren Partnern angeboten werden
    • potentiellen Kunden Informationen über Deskalot-Produkte und -Dienstleistungen oder über die auf der Deskalot-Plattform angebotenen Dienstleistungen und Produkte zukommen zu lassen
    • Einladungen für Veranstaltungen zu versenden
  • unsere Dienstleistungen zu verbessern und zu evaluieren:
  • Ihre Daten können verwendet werden für:
    • Kundenbefragungen, Marktforschung
    • Analysen des Surfverhaltens, um unsere Website oder Portale zu optimieren
  • Die Nutzung unserer Tools zu personalisieren: Je nach Ihrer Nutzung und Ihren Präferenzen können Ihre Daten verwendet werden, um Ihnen maßgeschneiderte Portale, Websites und Anwendungen zur Verfügung zu stellen.
  • Sich auf der Deskalot-Plattform als Nutzer durch die Verwendung von Social Logins wie Google, Microsoft, ... anzumelden.
  • Den Zugriff auf den (Google, Microsoft, ...) Kalender zu ermöglichen und Verfügbarkeiten aus dem (Google, Microsoft, ...) Kalender abzurufen und auf diese Weise die verfügbaren Tage/Stunden von Orten in deskalot einzuschränken, analog zu den bestehenden Kalendern in anderen Plattformen wie Google, Microsoft und anderen. Andere Nutzer haben Zugang zu den verfügbaren Kalendern und den verfügbaren Zeiten der buchbaren Räume.
  • Um ein angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten:
  • Deskalot verwendet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Umsetzung ihrer Sicherheitsverfahren, insbesondere im Hinblick auf die Aufdeckung von böswilligen oder unbefugten Aktivitäten.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Daten werden so lange gespeichert:

  • wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet werden, erforderlich ist.
  • wenn sie für die Erfüllung unserer gesetzlichen, vertraglichen und gerichtlichen Verpflichtungen sowie für die Durchführung unserer geschäftlichen und betrieblichen Aktivitäten relevant sind

Diese Speicherfristen variieren daher je nach Art der erbrachten Dienstleistung.

Werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben?

Wir können verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten zu übermitteln:

  • mit der Registrierung als Nutzer von Deskalot erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Kontaktdaten an andere Nutzer (nicht Verarbeiter) von Deskalot weitergegeben werden dürfen, um den Zweck von Deskalot, nämlich das Anbieten und Reservieren von Büroflächen/Besprechungsräumen, zu realisieren (siehe Allgemeine Geschäftsbedingungen und Verhaltenskodex von Deskalot)
  • im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung: Für bestimmte Dienstleistungen ist Deskalot verpflichtet, Informationen an offizielle Stellen weiterzugeben. Dies geschieht im Rahmen klarer und genau definierter Verfahren.
  • Wenn dies für die Erbringung der betreffenden Dienstleistungen erforderlich ist: Es kann vorkommen, dass ein Verarbeiter mit der gesamten oder einem Teil einer Verarbeitung betraut wird. Er darf nur auf Anweisung von Deskalot handeln und Ihre Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.
  • Diese Grundsätze sind in der Verarbeitungsvereinbarung niedergelegt, die der Auftragsverarbeiter unterzeichnen muss, um Daten im Auftrag von Deskalot zu verarbeiten.
  • Innerhalb von Deskalot: um Ihnen eine Reihe von Dienstleistungen anzubieten, die die von uns bereits für Sie durchgeführten Verarbeitungen ergänzen und mit ihnen übereinstimmen.
  • Wenn Sie uns ausdrücklich Ihre Zustimmung gegeben haben

Wir verkaufen Ihre persönlichen Daten nicht an Dritte.
Wir wenden die europäischen Vorschriften über die internationale Übermittlung personenbezogener Daten an.

Was tut Deskalot, um Ihre Daten zu schützen?

Deskalot wendet täglich eine Reihe von Maßnahmen an, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, wie zum Beispiel:

  • Schärfung des Bewusstseins der Mitarbeiter für ihre vertraglichen Geheimhaltungspflichten
  • Sicherung der physischen Zugangspunkte
  • Sicherung auf Hardware-Ebene:
    • die Server werden regelmäßig aktualisiert.
    • Firewalls, die auf einem mehrstufigen Modell basieren, blockieren nichtautorisierten Verkehr.
    • Zugangsverwaltung: Unterscheidung zwischen Netzzugang und Anwendungszugang. Die Mitarbeiter haben Zugang zu den Anwendungen je nach den Erfordernissen ihrer Arbeit und des Dienstes. Dies führt zu einer internen Politik, die befolgt werden muss.

Intern: Eine Änderung der Rechte und des Zugangs ist nur mit Zustimmung der Verantwortlichen und unter Einhaltung der entsprechenden Verfahren möglich.

  • Gesicherter Datentransport: Der gesamte Datenverkehr über das Internet wird nach den aktuellen auf dem Markt verfügbaren Standards verschlüsselt.
  • Sicherung gegen Viren und des Internetzuganges: Sowohl die Server als auch die Desktops und Laptops sind mit der erforderlichen Antivirensoftware geschützt.
  • Gewährleistung der Kontinuität des Geschäftsbetriebs durch eine Mehrfach-Backup-Strategie.

Welche Rechte haben Sie und was müssen Sie tun, um sie wahrzunehmen?

  • Recht auf Einsichtnahme

Sie haben das Recht auf Zugang zu den personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
Um Ihren Antrag zu stellen, senden Sie bitte eine E-Mail an info@deskalot.com
Wir werden Ihnen die angeforderten Informationen innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags zur Verfügung stellen.
Je nach Komplexität und Anzahl der Ersuchen kann diese Frist erforderlichenfalls um zwei weitere Monate verlängert werden. Wir werden Sie dann innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über diese Verlängerung informieren.
Bei wiederholten Anfragen behalten wir uns das Recht vor, eine angemessene Gebühr auf Basis der Verwaltungskosten zu erheben.

  • Recht auf Berichtigung

Wenn Sie feststellen, dass Ihre persönlichen Daten:

  • falsch sind
  • unvollständig sind

dann haben Sie das Recht, diese berichtigen oder ergänzen zu lassen.
Um Ihren Antrag zu stellen, senden Sie bitte eine E-Mail an info@deskalot.com
Bitte geben Sie deutlich an, welche Daten geändert oder ergänzt werden müssen.

  • Recht auf Datenlöschung („Recht auf Vergessen“)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Um Ihren Antrag zu stellen, senden Sie bitte eine E-Mail an info@deskalot.com
Bitte geben Sie den Grund für Ihren Antrag deutlich an.
Dieses Recht auf Datenlöschung ist nicht absolut und gilt nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtung erforderlich ist.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, in den folgenden Fällen eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu erwirken:

  • Sie bestreiten die Richtigkeit Ihrer Daten, und wir benötigen Zeit, um die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie möchten nicht, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sondern deren Nutzung eingeschränkt wird;

Um Ihren Antrag zu stellen, senden Sie bitte eine E-Mail an info@deskalot.com
Bitte geben Sie den Grund für Ihren Antrag deutlich an.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die von Deskalot verarbeitet wurden, in einer strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Form zu erhalten.
Dies gilt nur für Daten, deren Verarbeitung auf einer Zustimmung oder einem Vertrag beruht und sofern die Verarbeitung mit automatisierten Mitteln erfolgt.
Um Ihren Antrag zu stellen, senden Sie bitte eine E-Mail an info@deskalot.com
Bitte geben Sie den Grund für Ihren Antrag deutlich an.
Das Recht auf Datenlöschung bleibt in jedem Fall möglich.

  • Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, allerdings nur, wenn diese Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht. Es besteht kein Widerspruchsrecht für Daten, die aufgrund eines Vertrags oder gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet werden.
Um Ihren Antrag zu stellen, senden Sie bitte eine E-Mail an info@deskalot.com
Bitte geben Sie den Grund für Ihren Antrag deutlich an.

  • Recht auf Beschwerde

Sie haben immer das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Deskalot gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde, Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, Tel. +32 (0)2 274 48 00, Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.